保存前に引き戻す機能

保存前に引き戻す機能

ファイルを削除した場合だけではなく、ファイルに修正を加えて更新をかけてしまった後に保存前の状態に戻したいということはよくあります。

 

あんな場合それでもDROPBOXでは更新前の状態にファイルを引き戻すことができるという便利機能があるのです。

 

 

DROPBOXのフォルダにおいては、ファイル内容が変更されて更新浴びるたびに始終最新状態にファイルを保っています。

 

それと一気にファイルを更新ごとにつぶさに保存しているため、日にちごとにいくつもファイルが存在しているのです。

 

そのため自分が今回保存した前のときのファイルに戻したいときは、任意の日にちを選んでそのファイルを呼び戻せばいいのです。

 

これはDROPBOXの「リビジョン管理」と呼ばれる機能です。

 

この保存できるリビジョンファイルの数について殊に制限は設けられていないと思います。

 

 

操作するときはWebインターフェイス上で行います。

 

元に戻したいファイル名の上で右クリックをします。

 

メニューから「Revision」を選択してクリックします。

 

リビジョン管理の画面が表示されます。

 

ファイル名にそれぞれ「ver.」が表示されています。

 

クリックするとそのバージョンのファイル内容を確認することができます。

 

戻したいファイルが見つかったらそのファイル名の横にある「Restore」をクリックします。

 

これで変更前のスキなファイルに引き戻すことができます。

 

 

構成を与えすぎてしまった企画書や、計算をしすぎてしまった計算表、人のファイルを修正してしまって元に戻しておきたいものなど全てに役立つ便利機能です。

 

 

 

特殊フォルダ

DROPBOXには特殊なフォルダが3つあります。

 

そのうちのひとつ「パブリックフォルダ」を紹介します。

 

 

パブリックフォルダとは利用ユーザー以外にも他のユーザーからアクセスすることができるフォルダのことです。

 

通常のフォルダは利用ユーザーしかアクセスできません。

 

他のユーザーは直接フォルダにアクセスするわけではありません。

 

パブリックフォルダ用のURLにアクセスします。

 

パブリックURLは個々に割り当てされているため、それぞれ専用のURLを携帯しています。

 

 

自分が作成したファイルを他人に確認してください場合など、そのファイルについてのパブリックURLを取得して、そのURLをメールで相手に伝えればそのアドレスを通じてアクセスすることができます。

 

テキストファイルだけではなく、画像や動画や音声などいかなるファイル形式でも対応できます。

 

ファイルを直接受け渡しする必要がなくメールにURLを添付するだけで受け渡しがおわりするので大変便利です。

 

 

パブリックフォルダはDROPBOXを利用するときのフォルダ「My Dropbox」の中に存在しています。

 

該当するファイルをパブリックフォルダの中に保存します。

 

保存したファイルの上で右クリックして「Copy Public Link」をクリックします。

 

こうすることでパブリックURLをクリップボード上にコピーすることができます。

 

 

このパブリックURLをメールで相手に送信して、受け取った人がこのURLをクリックすればファイルを見分けることができます。

 

この際受け取れる側がDROPBOXに登録している必要はありません。

 

 

 

写真フォルダ

写真をいっぱい保存するのに便利な「フォトフォルダ」というものがDROPBOXにあります。

 

写真専用のフォルダとなっていて、フォトフォルダの中にフォルダを作成するとパブリックギャラリーとしてWebのアルバムとなります。

 

こうすることでフォルダの中に保存した写真を他人に公開することができます。

 

これもDROPBOXの特殊フォルダのひとつです。

 

 

このフォトフォルダではフォルダごとに独自のURLが付きます。

 

これがパブリックフォルダとの相違点です。

 

他人に1つのURLを教えればなので全ての写真を公開することができるという手軽さがあります。

 

 

たくさん撮影したデジカメ写真を他人に公開したいとき、同窓会や会社の行事、遠足、発表会など皆に写真をみせたい時折このアドレスを伝えるだけでアクセスしてもらって勝手にみてもらえるので写真を現像して焼き増しする手間もありません。

 

Webアルバムにアップする必要もないので便利です。

 

 

使い方はパブリックフォルダの中に自分で作成したフォルダの上で右クリックを通して「Copy Public Gallery Link」を選びます。

 

URLがクリップボードにコピーわたるためこのURLをメールに貼り付けて送信すればOKです。

 

受け取った人はURLをクリックしてギャラリーにアクセスできます。

 

ギャラリー内にあるサムネイルをクリックすれば写真を拡大表示することができます。

 

簡単に大勢で写真が共有できる大変便利なシステムです。

 

 

 

シェア

あまりの特殊フォルダはDROPBOXを通じている人同士がフォルダをシェアできる「シェアフォルダ」です。

 

ファイルをシェアフォルダに指定しておけばDROPBOXを通じている人全員が閲覧することができます。

 

再び変更や削除も全員することができます。

 

ファイルを新規に作成してアップロードすることもできます。

 

 

このシェアフォルダ機能は大人数でファイルを共有して更新をかけて出向くときに便利なシステムです。

 

会社の職場内でフォルダを共有してひとつのファイルにそれぞれの担当が数値を入力したり修正を掛けたりして共有の資料を作り上げて出向くことができます。

 

またWeb上で扱う材料や仕事で扱うアイテムなど共有して取り扱うものやマニュアルなども入れておくと配る手間もなく全員見ることができます。

 

従来のようにメールで資料を添付してその都度開いているよりもしっかり早くて、ファイルも最新のものを見分けることができます。

 

 

利用するときはWebインターフェイスから行います。

 

画面左側にあるメニューから「Share」を選びクリックします。

 

シェアフォルダに塗り付ける名前やシェアするメンバーのメールアドレスを入力してから画面左下の「Share Folder」をクリックします。

 

これで「My Dropbox」の中にシェアフォルダの出来上がりです。

 

 

シェアフォルダに参加メンバーがアクセスするとコメントを残すことができるのでメンバー同士の意見交換もできます。

 

DROPBOXに登録している人だけが使える大変便利なシェア機能です。

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